Stała praca zdalna pod lupą

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie w dniu 7 kwietnia 2023 r. zastępuje dotychczasowe przepisy dotyczące telepracy. Na mocy wprowadzonych przepisów od art. 67¹⁸ do art. 67³⁴ Kodeksu pracy, praca wykonywana zdalnie uzyskała miano stałej formy świadczenia pracy. Przepisy te stosuje się również do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę.

Praca zdalna

Zgodnie z definicją, praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Oznacza to, że już przy samym zawieraniu umowy o pracę strony mogą postanowić, że praca będzie świadczona w sposób zdalny. Wprowadzenie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia również jest możliwe: z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika. Warunkiem jest złożenie przez pracownika oświadczenia o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. Istnieje również możliwość polecenia przez pracodawcę pracownikowi wykonywania pracy w sposób zdalny. Pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Drugą sytuacją polecenia wykonywania pracy zdalnej jest wystąpienie działania siły wyższej, uniemożliwiającej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy. W obu powyższych przypadkach konieczne jest złożenie przez pracownika oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej.

Warunki pracy zdalnej

Warunki i zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową (w przypadku, gdy jest ich kilka – pracodawca uzgadnia treść porozumienia z wszystkimi, a w sytuacji braku porozumienia – z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy). Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy albo z organizacjami reprezentatywnymi, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Natomiast w  sytuacji, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Zgodnie z przepisem w art. 67²⁰ § 5 Kodeksu pracy możliwe jest również zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem określającego zasady wykonywania pracy zdalnej lub warunki pracy zdalnej mogą zostać wskazane w poleceniu wykonywania pracy zdalnej – dotyczy to jednak tylko przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie z organizacjami związkowymi lub nie został wydany odpowiedni regulamin.

Obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną

Przepis art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy określa szczególną grupę pracowników, których wniosek o wykonywanie pracy zdalnej co do zasady pracodawca  ma obowiązek uwzględnić – mowa tu o:

• pracowniku – rodzicu dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa
  w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz. U. z 2020 r. poz. 1329),
• pracowniku – rodzicu:

• • dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym
    w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz
  • dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach
    ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2021 r. poz. 1082 oraz z 2022 r. poz. 655 i 1079),
• pracownicy w ciąży,
• pracowniku wychowującym dziecko do 4. roku życia,
• pracowniku sprawującym opiekę nad innym członkiem rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca w odniesieniu do wskazanych wyżej pracowników może odmówić uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, jeżeli  praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika, przy czym o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Kto nie ma szansy na pracę zdalną?

W przepisach wskazano również, kto nie może świadczyć pracy w sposób zdalny. Są to osoby, które wykonują określone rodzaje prac, takie jak: prace szczególnie niebezpieczne, prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa
w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy, prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy a także  prace powodujące intensywne brudzenie.

Koszty pracy zdalnej obciążające pracodawcę

1. Zwrot kosztów

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek pokrycia kosztów, które są niezbędne do świadczenia pracy zdalnej oraz bezpośrednio z nią związane. Chodzi o koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek  zwrotu kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli uzgodniono takie koszty w warunkach wykonywania pracy zdalnej, poniesionych przez pracownika, w sytuacji gdy nie zostały w całości zapewnione przez pracodawcę.

2. Ekwiwalent

Na mocy art. 67²⁴ § 2 i 3 Kodeksu pracy wprowadzono możliwość wykonywania pracy zdalnej przy użyciu materiałów i narzędzi, w tym urządzenia technicznego, niezapewnionych przez pracodawcę. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ekwiwalent w wysokości ustalonej z pracodawcą. W Kodeksie pracy nie wskazano, na jakich zasadach pracodawca ma określić wysokość takiego ekwiwalentu, co należy uznać za pozostawienie tej sfery do własnej decyzji pracodawcy. Pracodawca powinien jednak zachować wyliczenia wysokości takiego ekwiwalentu oraz źródła, na których się opierał przy ustalaniu jego wysokości w razie kontroli ZUS lub Urzędu Skarbowego, ponieważ wydatki te nie są traktowane jako przychód w rozumieniu Ustawy z dnia
26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185).

3. Ryczałt

Ustawodawca dopuścił możliwość zastąpienia wypłaty ekwiwalentu oraz zwrotu kosztów – wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Ten sposób wydaje się najprostszą i najbardziej korzystną  formą rozliczenia zarówno dla pracodawcy jak i pracownika. Przy ustaleniu wysokości ryczałtu powinno wziąć się pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Miejsce wykonywania pracy

Miejscem wykonywania pracy zdalnej musi być miejsce wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Oznacza to, że niekoniecznie musi zawsze chodzić o miejsce zamieszkania pracownika, jednak zawsze pracodawca musi wyrazić zgodę na nowe miejsce.

Powrót do biura

Pracodawca, który zatrudnił pracownika, gdzie w treści umowy o pracę jako warunek pracy wskazano „praca zdalna”, nie może dowolnie zmienić takiego warunku pracy –
– dla dokonania takiej zmiany niezbędne byłoby uprzednie wypowiedzenie pracownikowi dotychczasowych warunków pracy i płacy.  Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik przeszedł na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia. W tym przypadku każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Kontrola a praca zdalna

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu lub regulaminie. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.